Zeitmanagement: So fokussieren Sie sich!

Auf einen Blick:

• Wer alles gleichzeitig machen will, tut das auf Kosten der Effizienz und der Qualität der Ergebnisse.
• Um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, brauchen Sie eine Strategie gegen Ablenkungen und Unterbrechungen.
• Außerdem sollten Sie stets die langfristigen Ziele im Blick behalten, statt sich im Tagesgeschäft zu verzetteln.

Von Astrid Funck

Die Fähigkeit, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren, ist eine entscheidende Bedingung, um überhaupt produktiv arbeiten zu können. Diese These vertritt der Zeitmanagement-Experte Ivan Blatter in seinem gerade erschienenen Ratgeber „Arbeite klüger – nicht härter“. Zunächst gehe es darum, in der jeweiligen Situation alle unnötigen Ablenkungen und Unterbrechungen zu eliminieren, um sich intensiv mit einer einzigen Aufgabe beschäftigen zu können. Eine neue E-Mail sei selten wirklich dringend, eine neue Status-Meldung bei Facebook schon gar nicht. Das gekonnte Fokussieren setze somit voraus, zwischen echten und falschen Dringlichkeiten zu unterscheiden. Blatters Tipps für den täglichen Kampf gegen das Verzetteln und Abschweifen haben wir hier zusammengefasst.

Ständig gibt es neue Aufgaben und Informationen, die vermeintlich unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Wir reagieren, indem wir versuchen, verschiedene Dinge gleichzeitig zu machen oder sehr schnell hin und her zu springen.

Damit verlieren wir jede Effizienz, und unsere Konzentration auf die aktuelle Aufgabe bricht augenblicklich zusammen. Auch wenn es gerne anders behauptet wird: Wir können nicht gleichzeitig telefonieren und eine E-Mail schreiben. Oder am Brief weiterarbeiten und der Kollegin zuhören. Das geht nicht gleichzeitig.

Im Gegenteil: Wir sind gestresst, machen Fehler und benötigen sogar mehr Zeit, weil wir die Fehler wieder korrigieren müssen. Vom schlechten Eindruck, den wir damit hinterlassen, ganz zu schweigen.

Multitasking funktioniert nur, wenn wir nicht für beide Aufgaben unsere volle Aufmerksamkeit benötigen. Deshalb können wir joggen und einen Podcast hören oder kochen und Radio hören oder bügeln und gleichzeitig fernsehen.

In jedem Beruf benötigen Sie folglich Zeiten, in denen Sie sich nur auf eine einzige Sache konzentrieren können.

Nicht jede Ablenkung lässt sich vermeiden. Wir können aber bewusst entscheiden, welche Ablenkungen wir nicht zulassen und in welchen Phasen wir uns überhaupt nicht ablenken lassen wollen (und etwa das Telefon umleiten).

Eine Möglichkeit ist, sich immer wieder dieselben Zeiten unterbrechungsfrei zu halten. Die ersten dreißig Minuten oder die erste Stunde am Morgen eignen sich dafür sehr gut. Oder vielleicht können Sie eine halbe Stunde früher anfangen und in dieser Zeit eine wirklich wichtige Aufgabe erledigen.

In jedem Fall können Sie die Mailbenachrichtigung ausschalten und nur noch gezielt in Ihren Posteingang schauen. E-Mails sind fast nie dringend. Der Absender weiß ja nicht, ob Sie überhaupt am Schreibtisch sitzen, in einem Meeting oder vielleicht sogar krank sind. Ist etwas wirklich dringend, werden Sie mit Sicherheit angerufen.

Wenn Sie auf jede E-Mail postwendend antworten, wenn Sie jede Unterbrechung zulassen, dann wird das nicht nur genutzt, sondern irgendwann auch als selbstverständlich von Ihnen erwartet. Definieren und kommunizieren Sie stattdessen, wann Unterbrechungen möglich sind und wann nicht. Sie können zum Beispiel ganz einfach festlegen, dass Sie bei geschlossener Tür nicht gestört werden dürfen (außer bei echten Dringlichkeiten).

Neben den üblichen Verdächtigen, die Sie unterbrechen, gibt es auch versteckte Ablenkungen. Sie sind oft hausgemacht. Denken Sie nur an Ihren Schreibtisch. Er muss nicht komplett leer, doch zumindest aufgeräumt sein. Und es sollten sich so wenige Dinge wie möglich darauf befinden. Der Grund: Je mehr Sie auf Ihrem Schreibtisch stehen haben, desto mehr lassen Sie sich ablenken. Sie sehen nämlich ständig lauter Dinge, die Sie auch noch zu erledigen haben.

Ein anderes Problem ist das aufgabeninterne Multitasking: Selbst wenn wir uns auf eine Aufgabe fokussieren wollen, springen wir häufig zwischen Teilen davon hin und her. Zum Beispiel, wenn Sie am Computer einen Brief schreiben und währenddessen Tippfehler korrigieren oder Formatierungen ändern. Die Folge sind sprunghafte Texte ohne roten Faden. Die Qualität lässt sich ganz einfach erhöhen, indem Sie ausschließlich schreiben, wenn Sie schreiben. Dafür gibt es sogar spezielle Programme, die nur das können. Googeln Sie nach „ablenkungsfreies Schreiben“, und Sie werden schnell fündig.

Hier noch drei weitere Beispiele für hausgemachte Ablenkungen:

• Die ständigen Mitteilungen auf Ihrem Smartphone: Aktivieren Sie nur diejenigen, die Sie wirklich brauchen.
• Das ständige Checken sozialer Medien: Vergrößern Sie die Zeitabstände.
• Das Radio im Hintergrund: Anders als vertraute Musik können Radioprogramme sehr ablenken.

Wir sind nicht wirklich produktiver, wenn wir die falschen Dinge effizienter und effektiver erledigen können. Sondern wir sind dann produktiv, wenn wir uns möglichst häufig auf diejenigen Aufgaben fokussieren, die uns unseren Zielen näher bringen.

Es geht beim Fokussieren also um mehr, als „nur“ Unterbrechungen zu minimieren und den Schreibtisch aufzuräumen. Entscheidend ist die Schlüsselfrage: Bringt mich das, was ich im Moment tue, meinem wichtigsten Ziel näher? Ivan Blatter empfiehlt in seinem Buch, sich diese Frage aufzuschreiben und sichtbar irgendwo hinzuhängen – zum Beispiel an den Bildschirmrand oder in den Schrank mit den Kaffeetassen.

Buchtipp:

Diese und weitere Methoden und Tools zum Thema Zeitmanagement finden Sie im Ratgeber „Arbeite klüger – nicht härter“ von Ivan Blatter, humboldt Verlag 2017, 168 Seiten, 19,99 Euro, ISBN 978-3-86910-776-9