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Den Jahresanfang kann man wunderbar nutzen, um wieder Platz im Büroregal zu schaffen. 
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Büroorganisation

Aufbewahrungsfristen 2023: Diese Unterlagen können weg!

Aufbewahren oder entsorgen? 7 Tipps zeigen, welche Rechnungen, Unterlagen und Belege Sie 2023 vernichten können.

Die Ordner mit den Steuerunterlagen im Regal werden immer mehr? Auf der Festplatte mit den digitalen Rechnungen sieht es kaum besser aus? Höchste Zeit, endlich einmal auszumisten. Doch was kann weg – und was müssen Sie noch aufbewahren? „Da muss man genau aufpassen“, sagt Steuerberater Thomas Schroeder aus Hannover. Wer Dokumente und Dateien zu früh entsorgt, geht unnötige Risiken ein. „Wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen fehlen, wird der Fiskus schnell die Buchhaltung verwerfen und die Steuern schätzen – und das wird immer teurer.“

1. So berechnen Sie die Aufbewahrungsfrist

Dienen Unterlagen als Buchungsgrundlage, dann müssen Sie diese 10 Jahre aufbewahren. Für viele andere Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren. Wann Sie die Unterlagen entsorgen dürfen, hängt jedoch nicht davon ab, um welches Steuerjahr es geht, sondern darum, wann Sie die Dokumente zuletzt bearbeitet haben: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument empfangen, erstellt, oder zuletzt bearbeitet haben“, sagt Schroeder.

Beispiel: Sie haben den Jahresabschluss 2014 im Februar 2016 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also im Folgejahr, am 1. Januar 2017 und endet nach 10 Jahren, am 31. Dezember 2026. Vernichten dürfen Sie den Abschluss und alles, was dazu gehört, ab dem 1. Januar 2027.

So lange müssen Sie nämlich auch alle für den jeweiligen Jahresabschluss relevanten Unterlagen aufbewahren, wie zum Beispiel alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege, Kontounterlagen usw.

2. Welche Unterlagen dürfen Sie 2023 vernichten?

Vernichten können Sie 2023 alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Dazu zählen nach Schroeders Angaben insbesondere:

  • Quittungen
  • Kassenberichte
  • alle Belege
  • alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Kontoauszüge
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Kassenbücher
  • Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher
  • Jahresabschlüsse
  • Kalkulationen
  • Inventare
  • Darlehensunterlagen

Außerdem können Sie 2023 alle Unterlagen entsorgen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden. Dazu gehören auch:

  • Lohnkonten
  • Handelsbriefe (außer Rechnungen)
  • Auftragsbücher
  • Frachtbriefe und Frachtunterlagen
  • Angebote mit Auftragsfolgen
  • Versicherungsschreiben

3. Vorsicht Ausnahme: Im Streitfall länger aufbewahren

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass es einen bestandskräftigen Steuerbescheid gibt.

Im Einzelfall könne die Festsetzungsverjährung deutlich länger dauern, wenn es zum Beispiel zum Rechtsstreit kommt oder wenn die Staatsanwaltschaft ein Steuerstrafverfahren einleitet, sagt Schroeder: „In solchen Fällen sollten man Unterlagen nicht einfach nach Fristablauf vernichten, sondern sich beraten lassen.“

4. Was gilt für elektronische Daten?

Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur für Dokumente in Papierform, sondern ebenso für digitale Unterlagen:

2023 dürfen Sie alle Dateien löschen,

  • die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden,
  • die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden.

„Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen Sie unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archivieren“, sagt Schroeder. Ergänzend könne es sinnvoll sein, alles parallel auszudrucken und abzuheften. Elektronisch müssen Sie die Dateien aber dennoch vorhalten. „Die Dateien zu löschen, ist nicht erlaubt. Das gilt insbesondere auch für E-Mails, die als Handelsbriefe zu werten sind.“

Weil Festplatten und USB-Sticks altern und kaputtgehen können, empfiehlt er die Datensicherung in einer sicheren Cloud. „Dabei sollte man darauf achten, dass die Daten verschlüsselt in Deutschland in der Cloud liegen und damit nach deutschem Recht behandelt werden.“

Aufbewahren müssen Sie zudem alle Verträge, Handbücher, Einrichtungs- und Programmierprotokolle wie auch Verfahrensdokumentationen. „Diese Informationen und Dateien muss man mindestens zehn Jahre nach Ende der Verwendung aufbewahren, besser noch länger“, rät Schroeder. Denn eine Jahre zurückliegende Programmierung kann noch Einfluss haben auf Buchungsvorgänge, die ein Betriebsprüfer aktuell begutachtet. „Dann ist es gut, wenn man nachweisen kann, wie sich die Programmierung des Systems entwickelt hat.“

5. Private Kontoauszüge zur Sicherheit aufbewahren

Aufpassen müssen Selbstständige bei der Entsorgung privater Kontoauszüge. Für die gibt es zwar keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Doch im Streitfall könne es von Vorteil sein, wenn diese Unterlagen noch verfügbar sind, sagt Steuerberater Thomas Schroeder. Dabei gehe es vor allem um den Herkunftsnachweis für private Einlagen in den Betrieb.

„Man muss nachweisen können, woher das Geld kommt, dass es sich zum Beispiel um eine Überweisung der Oma auf das Privatkonto handelte und man es dann in die Firma gesteckt hat. Sonst unterstellt die Finanzverwaltung Schwarzgeld.“ Daher sei es sinnvoll, auch die privaten Auszüge zehn Jahre aufzubewahren.

6. Andere Fristen – was zählt wirklich?

Für Verwirrung können unter Umständen kürzere Fristen in anderen Zusammenhängen sorgen. Thomas Schroeder rät dazu, sich in solchen Fällen konsequent an den steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu orientieren. Damit sei man im Zweifelsfall auf der sicheren Seite.

Beispiel Mindestlohngesetz (MiLoG): Es verpflichtet viele Arbeitgeber, Arbeitszeiten zu dokumentieren und zwei Jahre aufzubewahren. Diese Aufzeichnungen können jedoch auch in einer Betriebsprüfung steuerlich relevant sein. „Daher empfehle ich meinen Mandanten, die Unterlagen die vollen zehn Jahre aufzubewahren“, sagt Schroeder.

7. Diese Unterlagen sollten Sie auch aufbewahren

Bei einigen anderen Unterlagen rät der Experte hingegen dazu, sich bei der Aufbewahrung nicht nach den an steuerlichen Fristen zu richten:

  • Belege für die Einzahlung in die Handwerkerpflichtversicherung zur Rentenversicherung sollten Sie so lange aufbewahren, bis die Deutsche Rentenversicherung die Zeiten anerkannt und im Versicherungsverlauf dokumentiert hat.
  • GmbH-Geschäftsführer und angestellte Angehörige sollten ihre Gehaltsnachweise so lange aufbewahren, bis für die jeweiligen Zeiträume der Rentenstatus geklärt ist und die anerkannten Zeiten dokumentiert wurden.
  • GmbH-Gesellschafter sollten „unbedingt den Kontoauszug über die Einzahlung des Stammkapitals zu den Geschäftsunterlagen nehmen und ewig aufheben“, sagt Schroeder. Denn falls es einmal zur Insolvenz komme, werde der Insolvenzverwalter einen Nachweis darüber verlangen – oder eine Nachzahlung.
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